Biskup Diecezjalny jest zobowiązany przez prawo kościelne do ustanowienia w swej kurii kanclerza, któremu może dać do pomocy wicekanclerzy i notariuszy.
Głównym zadaniem kanclerza, wypływającym z prawa kanonicznego, jest troska o sporządzanie i wysyłanie akt kurialnych oraz strzeżenie ich w archiwum kurii. Kanclerz i notariusze sporządzają oraz uwierzytelniają pisma urzędowe, a w szczególności dekrety, dyspensy, zarządzenia i komunikaty. Sporządzone przez nich lub podpisane pismo nabiera charakteru urzędowego.
Troszczą się ponadto o bezpieczeństwo akt kurialnych oraz zajmują się porządkowaniem i sporządzaniem rejestrów dokumentów. Kanclerz jest głównym i pierwszym notariuszem kurii, którego zadaniem jest kontrasygnowanie pism Biskupa Diecezjalnego. Kanclerz zarządza pracą w Kancelarii Księdza Biskupa i wspomaga Moderatora Kurii w sprawach zachowania porządku w pracach administracyjnych.
Prawo partykularne każdej diecezji nakłada dodatkowe obowiązki na kanclerza, regulując zakres jego kompetencji. W Diecezji Ełckiej kanclerz kurii wspomaga Biskupa Diecezjalnego w administracji i zachowywaniu dyscypliny prawnej w Diecezji i poszczególnych Parafiach, wspiera Wikariusza Generalnego w sprawach dyspens małżeńskich i regulowaniu kwestii sakramentalnych oraz dba o właściwe prowadzenie zapisów w księgach metrykalnych parafii i ich duplikatach. Jego zadaniem jest również przeprowadzanie wstępnych dochodzeń kanonicznych oraz przygotowywanie oficjalnych periodyków takich jak: Kronika Urzędowa Diecezji Ełckiej, coroczny Adresownik zawierający dane korespondencyjne Urzędów Kurialnych i Parafii Diecezji Ełckiej oraz nieregularnie wydawana księga schematyczna o nazwie Schematyzm Diecezji Ełckiej, zawierająca zdjęcia, szczegółowe dane dotyczące diecezji, poszczególnych urzędów, parafii, kapłanów i sióstr zakonnych.
Dodatkowo, ze względu na inne nominacje pełni także funkcję Rzecznika Prasowego Diecezji Ełckiej i Delegata Biskupa ds. ochrony dzieci i młodzieży w Diecezji Ełckiej.
Ks. dr Marcin Maczan
